在 monday.com 建立創意審閱與核准看板

當行銷活動有多份素材等待不同決策時，可建立 monday.com 審閱看板。實用視圖應顯示誰需要行動、應檢查哪個版本，以及核准是否涵蓋實際將發布的檔案。AI 產生的素材需要與攝影、插畫或剪輯影片相同的管理措施。

每項可獨立核准的交付內容使用一個項目。以示例上線活動而言，可以是社群圖片、短片及翻譯文案。除非同一人一起審查三者，且部分否決不會被誤認為發布許可，否則不要合併成單一綠色狀態。

1. 先設計決策，再設計看板

明確指定負責製作的人、最終核准者及發布人。一人可兼任多個角色，但須明列姓名。約定核准者決定哪些問題：優惠正確性、視覺方向、法律措辭或最終通路準備情況。要求最終核准前，先把專業檢查交給適合審閱者，不要視所有留言為同等權威。

撰寫適合活動的簡短驗收清單，包含目前需求文件、精確優惠條件、素材權利、拼字、通路尺寸及必要揭露。影片還須檢查字幕正確性與最後一格。口述為主的素材可參考字幕修正指南，將一個設計調整到多種版位時可參考行銷素材尺寸調整指南。

2. 建立簡潔易讀的看板

欄位或紀錄	保存內容	用途
項目	交付內容、通路與語言	避免核准錯誤版本
製作人	一名最終負責人	明確修改責任
審閱期限	需要決策的日期	留出修正時間
製作階段	草稿、審閱或修改	顯示進行中的工作
決定	待處理、要求修改或已核准	將接受與活動區分
目前版本	檔案或受控素材連結	確定審閱對象
決策紀錄	核准者、日期與版本	保留已接受內容
發布紀錄	帳戶、時間與公開連結	將核准連結到實際發布

將這些紀錄對應到可用的人員、日期、狀態及文字或連結欄位。初始看板不需額外儀表板也應易讀。實用做法是將製作狀態與核准決定分開，避免「剪輯完成」變成「已核准」，即使製作人已完成指派工作，修改要求仍清楚可見。

3. 將回饋連結到精確版本

方案支援檔案欄位時，monday.com 文件說明可上傳檔案、新增註解及管理版本。使用清楚名稱，例如 campaign-video-v03，並說明哪個檔案是目前版本。請審閱者指出需修改的影格、頁面或措辭。檔案留言能定位問題，決策紀錄仍須指明接受的版本。

Free 方案文件明確排除檔案欄位。對簡單內部看板，可在項目更新連結受控素材，並在審閱訊息寫明版本。不要承諾免費帳戶提供檔案註解、外部訪客存取或自動化。邀請客戶或依賴某項功能趕期限前，確認實際方案與權限。

4. 使用便於明確答覆的審閱訊息

將此結構複製到項目審閱更新：「審閱請求：[素材與版本]。預定版位：[通路與語言]。需要決策的期限：[日期與時區]。檢查：[具體清單]。未決問題：[尚未解決事項]。請回覆已核准或要求修改，並明確指出此版本。發布人：[姓名]。」發送前替換所有預留內容。

把本輪審閱回饋保留在一個討論串，並讓製作人總結下一版本改動。如果兩名審閱者意見不一，交由指定核准者處理，不要默默挑選留言。核准後新增優惠、修改文案或替換圖片，均應重新審閱。已核准標籤不會自動涵蓋未來編輯。

5. 為發布保留獨立證據

完成核准後，記錄交給發布人的精確素材與文案。在發布紀錄區分已排程、已發布及失敗。看板狀態是內部陳述，不是社群平台接受貼文的證明。檢查目標通路後加入公開連結，並保留未解決問題及其負責人。

先用人工流程，待責任與狀態意義穩定後再加入提醒。啟用規則前確認自動化額度與通知收件者。若小團隊只審查一份素材，附明確決策紀錄的共享文件可能更簡單。看板的價值在於協助找到目前版本並採取行動，不必從零散訊息重建整個活動。